4．2．4第四阶文件记录表单的编号 分类代码 部门代码 流 水 号 版/次 4．2．5文件版本号 文件版本号用以版本加修订两项来控制，版本用“A、B、C…”表示，修订状态用“0、1、2”表示，文件每修改一次，该页文件的修订状态增加1，当到第10次修改时版本号递增1级，修订状态号复位为“0”然后再依前述规则循环执行。 4．2文件的编写、审核、批准、发放 文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的： A）质量手册和程序文件由管理者代表负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由行政部负责登记、发放； B）各部门管理制度、工作手册由各部经理组织编写、汇总，由部门经理审核，报管理者代表批准，行政部负责登记、发放； C）应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本，应填写《文件发放范围审批表》。文件的发放、回收要填写《文件发放/回收登记表》。 4．3文件的受控状况 文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量管理体系运行紧密相关的且受更改控制的文件应为受控，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面加盖红色“受控文件”的印章，并注明分发号。 4．4文件的更改 A）质量手册和程序文件由管理者代表组织更改，填写《文件修改申请/通知单》，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，由行政部发放。行政部应保留文件更改内容的记录； B）其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件修改申请/通知单》，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料； C）所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。 4．5文件的领用 A）文件使用者领用文件需填写《文件发放/回收登记表》。 B）因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效。 |